Podnikové procesy - Spisová služba a Workflow

Modul Spisová služba je určen pro kompletní správu dokumentů v organizaci. Umožňuje evidovat jak papírové dokumenty, tak dokumenty v elektronické podobě stažené z e‑mailové nebo datové schránky. Spisová služba se sestává z několika dílčích částí, hlavními z nich jsou Podatelna, Schvalování, Spisovna, Zápůjčky, Výpravna a Statistiky.

  • Základní funkcionalita modulu:
    • V sekci Podatelna se zařazují nové dokumenty. Dokumenty v elektronické podobě (stáhnuté z e‑mailové nebo datové schránky) jsou založeny automaticky. Papírové dokumenty se zakládají manuálně nebo v případě použití OCR také automaticky. K záznamu se v každém případě přikládá naskenovaný dokument a papírová podoba je opatřena vygenerovaným čárovým kódem.
    • Schvalování slouží pro schválení dokumentu uživateli dle definovaného schvalovacího procesu. Schválení lze provést jednak v systému spisové služby, nebo v automaticky generovaném e-mailu.
    • Spisovna plní funkci elektronického archivu s možností zaznamenání místa fyzického uložení dokumentu. Ve spisovně je možné vyhledávat dokumenty dle čárového kódu, vyplněných polí, nebo fulltextově. Seznamy záznamů je možné exportovat do Excelu. Pro všechny uložené dokumenty je možné zobrazit historii změn, schvalování a nahlížení do dokumentu.
    • Část Zápůjčky slouží pro evidování zapůjčení dokumentů ze spisovny na dobu určitou i neurčitou.
    • Výpravna je určena pro tisk poštovního seznamu a štítků pro balíky a doporučenou poštu. V případě elektronických dokumentů umožňuje přímé odesílání prostřednictvím e-mailu a datové schránky.
    • Ve Statistikách je například možné porovnávat délky schvalování podle schvalovatelů, počty příchozích a odchozích dokumentů podle období a typu a další hodnoty. Dále je možné zobrazit kompletní historii provedených změn. Veškeré statistiky je možné přímo tisknout nebo odeslat do Excelu.

Workflow umožňuje podporu libovolných procesů v organizaci. Snadnou správu přináší přehledný grafický návrhář schvalovacích schémat.

  • Modul spisová služba a workflow lze v nemocnici využít pro různé účely, např.:
    • seznamování zaměstnanců se směrnicemi a vyhláškami
    • archivace a skartace zdravotnické dokumentace
    • elektronické potvrzování převodů majetku mezi odděleními
    • schvalování smluv, faktur a jejich evidence
    • spisová služba v základním smyslu, tj. evidence příchozí a odchozí komunikace
    • zápisy z porad a pro další účely

 

 

Background Image

Header Color

:

Content Color

: